Comment éviter d’avoir une secrétaire grâce à Internet ?

Soyons honnêtes dès le début : on a tous besoin d’une secrétaire au sein d’une entreprise, mais la question que nous nous posons ici est d’ordre pratique. En effet, il existe désormais des solutions innovantes vous permettant d’optimiser votre organisation de travail sans devoir passer par votre secrétaire à tout moment. Il s’agit du logiciel agenda. Cet outil Cloud vous permet de gérer vos ressources humaines et matérielles en toute simplicité. Il embarque de nombreuses fonctionnalités adaptées aux besoins de toute entreprise, notamment la prise de rendez-vous par Internet.

 

Logiciel de prise de rendez-vous, une solution en ligne efficace

Aussi appelé logiciel de prise de rendez-vous en ligne, le logiciel agenda ou encore logiciel de planning est un programme informatique performant qui s’intègre facilement sur n’importe quel site web. Il est conçu pour simplifier la gestion du personnel et les rendez-vous d’une entreprise. Que vous soyez professionnel de la santé, gérant hôtelier, restaurateur, artisan… cette solution Cloud saura répondre à toutes vos exigences. Dorénavant, vos clients/patients n’auront plus besoin de contacter votre standard téléphonique ou secrétaire pour fixer leur rendez-vous. Il leur suffit de remplir un formulaire de demande de RDV simplifié via votre agenda numérique, et cela 24 h/24 et 7j/J.

Les principaux atouts de l’outil

Les avantages du logiciel de prise de rendez-vous ne sont plus à démontrer. Il a déjà fait ses preuves auprès de nombreux professionnels, tout secteur d’activité confondu.

  • Un gain de temps et d’argent
  • Un planning accessible à tout moment
  • Une prise en main aisée
  • Un outil adapté à tous les métiers

Fonctionnement du logiciel de gestion de rendez-vous

Contrairement aux logiciels libres que l’on peut télécharger gratuitement sur Internet, le logiciel de gestion de rendez-vous est un outil ne nécessitant aucune installation, ni maintenance, ni mise à niveau et vous pouvez faire appel à un développeur pour ajouter des fonctionnalités. Il suffit de l’intégrer dans le back-office de votre site internet comme un plug-in pour pouvoir configurer les différents modules mis à votre disposition. En quelques clics, vous pourrez créer le planning de votre personnel, ajouter des tâches, modifier certaines informations (retard, absence, congé…). Une fois les modifications enregistrées, votre agenda planning sera immédiatement fonctionnel et consultable via un support connecté à Internet : ordinateur, Smartphone et tablette entre autres.

Autres fonctionnalités du logiciel planning en ligne

Outre la création de planning en ligne et la gestion des rendez-vous, le logiciel agenda professionnel propose d’autres fonctionnalités intéressantes vous permettant d’améliorer votre chiffre d’affaires. Dans la même occasion, vous pourrez réduire vos dépenses et libérer votre secrétaire en lui confiant des tâches plus importantes. L’outil propose par exemple :

Un module de rappel des rendez-vous par SMS

Cette option vous permet, comme son nom l’indique, d’envoyer une notification de rappel à vos clients/patients la veille ou quelques heures avant leur rendez-vous. C’est un excellent moyen de réduire le nombre de vos rendez-vous non honoré, améliorant ainsi votre portefeuille client. Le contenu des messages est entièrement personnalisable et vous pouvez même définir la date et l’heure d’envoi.

Une campagne SMS pour fidéliser les clients

Pour finir, sachez qu’il est également possible de mener une campagne SMS pour fidéliser vos clients/patients actuels grâce à votre agenda planning. Votre hébergeur vous propose en effet une base de données vous permettant de mieux cibler vos clients/patients en leur envoyant des messages personnalisés concernant une nouvelle offre : promotion, lancement d’un produit ou service…

Certes, un tel outil n’est pas gratuit. Les prestataires proposent un abonnement mensuel de quelques euros pour profiter pleinement de leur service. Comparé au salaire d’une secrétaire, l’investissement dans ce dispositif vous permettra de réaliser des économies sur le long terme.