Préparer son salon professionnel en 5 points essentiels

Le monde est devenu certes un village mondial hyper connecté sur le net. Mais, le marketing requiert par moment des salons professionnels. Les échanges internationaux grâce à des vidéo-conférences ou les démonstrations d’articles et de produits en ligne et en direct laissent place à un marketing plus direct. Préparer un salon requiert certaines astuces. Voici 5 points essentiels à prendre en considération pour réussir l’organisation d’un salon professionnel.

 

Trouver un événement professionnel adapté

 

Les salons professionnels expriment une certaine dimension humaine aux relations commerciales inexistantes par téléphone, par internet ou par vidéoconférence selon le site https://www.u-know.fr. C’est donc une aubaine de pouvoir réaliser le point sur son métier ou secteur d’activité. Ce n’est point une raison pour participer au hasard à un salon. Il faut identifier un événement assez intéressant pour la visibilité et l’image de marque de l’entreprise. Il existe à cet effet toute une liste de salons programmés. On peut aussi se référer aux sites web des Chambres de Commerce et d’Industrie et aux plateformes des associations ou fédérations professionnelles.

Prévoir un chef de projet « salon » pour assurer la réussite

L’organisation d’un salon professionnel est une véritable tâche qui doit être confiée à une personne. Le chef de projet salon prépare la participation et l’organisation du salon. Ses tâches concernent l’organisation, la mise en œuvre de toutes les opérations y afférentes, la centralisation des différentes demandes, le contrôle des dépenses et l’intermédiation avec les organisateurs du salon. Il reste le seul interlocuteur entre les prestataires, les fournisseurs et les clients du salon. Il distribue les tâches et donne l’alerte en cas de non-respect des délais fixés. Il doit posséder un certain nombre de compétences afin de conduire à bon port le salon. Dans ses missions, il doit avoir la confiance totale de la direction de l’entreprise pour pouvoir travailler en toute autonomie. L’entrepreneur doit impérativement limiter son immixtion dans sa prise de décision.

Monter un dossier dénommé « spécial salon » pour des résultats fiables

Le responsable salon une fois nommé ou désigné doit préparer un dossier pour mieux organiser le salon professionnel. Ce dossier porte sur les notes de cadrage, le planning, le devis, le plan de communication, les infos logistiques, les communiqués internes, les compte-rendus de séances, une répartition des tâches. Ce dossier doit être accessible à toutes les personnes impliquées dans l’organisation du salon. Ce dossier évolue au gré des activités, des mises à jour et du temps. Ce dossier spécial en impliquant et en sensibilisant le personnel ressemble fort bien au fil du temps à un script de feuilleton avec des intrigues. L’équipe salon doit être constituée avec le responsable salon. Il doit le faire au plus tôt pour pouvoir assurer leur formation. Des réunions informelles et espacées permettent de définir une stratégie d’intervention.

 Réserver le stand, les hôtels et les moyens de transport

Dès que le budget du salon est retenu, il faut veiller à faire la réservation du stand. Le stand constitue en réalité la vitrine de l’entreprise au cours du salon. Il existe en effet de bons et de très mauvais stands. Les hôtels et les transports doivent être réservés au moins 3 mois avant la participation au salon. Cela permet de s’assurer de la présence des différents participants au salon. Des dispositions pratiques doivent être prises pour l’acquisition des produits PLV. Les enrouleurs, les voiles et les drapeaux doivent être choisis avec tact pour donner plus de visibilité à l’entreprise lors des salons.

Réaliser les documents commerciaux et envoyer les invitations

En principe, les plaquettes ainsi que les brochures qui portent sur les offres du salon doivent être réalisées au moins 2 mois à l’avance. Elles doivent être livrées au moins 15 jours avant le salon. Ces documents promotionnels jouent un rôle capital dans la réussite du salon. Toutes les invitations doivent être expédiées entre 1 ou 2 mois avant le salon. Il est possible de faire des relances téléphoniques.

Les salons professionnels occupent une place capitale dans le marketing selon le site https://www.u-know.fr. Cet engouement est dû à une volonté intemporelle de toucher, de voir, de négocier ou d’échanger avec la clientèle.